古物商の許可を取得した業者には、法律によって義務付けられていることがあります。
これは「古物商業者の三大義務」と呼ばれています。
具体的に古物商業者の三大義務とは下記の3点を指します。
- 古物営業で行われた取引を古物台帳に記載すること
- 不正品が発見されたら報告をすること
- 取引の相手について本人確認をすること
この義務を怠った場合は、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金もしくはその両方を科せられることもあります。
取引の際に、その詳細を「古物台帳」に記入することは義務です。
使用する古物台帳は、紙の帳簿でもエクセルのようなデジタルデータでも良いことになっています。
ではこの古物台帳について、詳しく見ていきましょう。
古物台帳の概要
古物台帳の記載が必要な取引
古物商業者はすべての取引を古物台帳に記載しなければならない、というわけではありません。
基本的に、１万円未満の取引については記載をする必要はありません。
また、売却のみの場合も一部の品目を除き記載は不要です。
決まった取引に関してのみ、古物台帳に記録します。
- 買取または売却の額が1万円を超える場合
- 下記の品目に関しては、１万円未満でも記載をする
バイク（部品を含む）、CD、DVD、ブルーレイ、ゲームソフト、書籍 - 下記の品目については、売却のみであっても記載をする
１万円以上の美術品類・時計・宝飾品類および自動車（部品を含む）、バイク（部品を含む）
また、古物台帳に記載義務のない取引について記録をしておいても全く構いません。
古物台帳の保管期間
古物台帳は、最終記載より３年間は保管をしておかなくてはなりません。
デジタルで記録を取る際には、データが消えないように定期的にバックアップを取っておくようにしましょう。
紙の帳簿に記載する場合も、紛失しないように気を付けましょう。
もし古物台帳がなくなってしまった場合は、営業所の所在地を管轄する警察署に紛失届を必ず出さなくてはなりません。
古物台帳に記載する内容
古物台帳に記載をしなくてはならない項目は主に下記のものとなります。
- 取引の日付
- 古物の品目
- 古物の特徴
- 取引価格とその手段
- 取引相手の個人情報
- 取引相手の真偽の確認のためにとった措置の区分および方法
取引相手の情報は、特に重要な項目です。
犯罪に関わる商品であった場合、犯人の特定に大きく影響します。
そのために本人確認資料として、運転免許証やマイナンバーカードなどの書類を提示してもらい、その写し等を保管しなくてはなりません。
警察の立ち入り調査の際に古物台帳が確認される
古物商の許可は、盗品の流通を防ぎ犯罪の早期解決の目的で設定されました。
そして古物営業法第16条「帳簿等への記載等」の項目にて、古物台帳への記載が定められています。
盗品などの捜査は、この古物台帳を基に行われることがあります。
よって捜査の協力依頼があった場合、古物商業者はいつでもこの古物台帳を開示しなければなりません。
メルカリの仕入れにも古物台帳は必要
メルカリなどを利用する場合であっても、上記にて解説した取引に該当すれば古物台帳に記載をしなければなりません。
しかし、メルカリにおいては匿名にて取引を行うことができます。
これでは取引相手の情報を知ることができません。
匿名での取引は今では通常に行われており、法律が時代についていけていない現状があるのも事実ではあります。
警察が調べれば企業側で分かる情報ですが、古物業者がメルカリを利用して商品を仕入れることは避けたほうが良いでしょう。
古物台帳の書き方
古物台帳には、「受入欄」と「払出欄」があります。
受入欄には仕入れた商品の情報を記載します。
記載する内容は以下のものです。
- 仕入れをした年月日
- 仕入れの区分（買取、交換、委託）
- 仕入れた古物の品目、特徴、数量、代価
- 取引相手の情報を確認した資料及び内容
- 取引相手の住所、氏名、年齢、職業
払出欄には販売をした古物の情報を記載します。
記載内容は、受入欄とは少し異なります。
- 販売等をした年月日
- 販売等の方法（売却、廃棄、自己使用、返還）
- 販売等をした数量、代価
- 取引相手の住所、氏名
販売等の時には取引相手の確認資料は不要です。
また、年齢や職業も記載しなくてもよいこととなっています。
古物台帳はどこで買える？
古物台帳は主に3種類の購入方法があります。
- 古物商防犯協会
- ECサイト
- クラウドソフト・アプリを活用
それぞれ詳しく見ていきましょう。
古物商防犯協会
各都道府県には、防犯協会があります。
防犯協会では、古物商に関わる商品を販売しており、古物台帳や古物商プレート、行商従業者証などを購入することができます。
価格は3,000円ほどで、しっかりと製本された古物台帳を購入することができます。
公式の防犯協会が作成しているものですので、内容に問題はありません。
管轄地域の防犯協会で古物台帳を取り扱っていない場合もありますが、全国どこの防犯協会でも購入することができます。
ECサイト
Amazonや楽天などでは多様な古物台帳の取り扱いがあります。
値段も数百円の安いものから高額なものまであり、デザインも豊富で好みに合ったものを購入することが可能です。
ただし、記載する項目に多少の違いがありますので、内容が沿っているものであるかどうか確認をしてから購入をするとよいでしょう。
クラウドソフト・アプリを活用
古物台帳クラウド
スマホで簡単に古物台帳の記録がとれる、「古物台帳クラウド」がおすすめです。
業界初のスマホ専用アプリであり、検索をすることですぐに知りたい取引内容を表示することが可能です。
また、インボイス対応もしており、利用料金も基本無料です。
スマホ画面で閲覧はもちろん、CSVやPDFでも出力可能なので、紙ベースで情報が必要な場合も簡単に出力することもできます。
TOMODSystem
中古車販売を行う人向けにお勧めなのが、自動車販売・整備管理ソフト「Car Store System」です。
こちらには古物台帳管理ができる機能がついています。
データの抽出や並び替えなど、便利な機能がたくさんあります。
CSV出力が可能ですので、データの保管や印刷も簡単に行えます。
古物台帳に関するよくある質問
最後に、古物台帳に関するよくある質問をご紹介します。
- 古物台帳を書いてないのですが大丈夫でしょうか？
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古物台帳への記載は古物商業者への義務となっています。
台帳記載の必要がある取引を行っているのであれば、その記録を取らなくてはなりません。
古物台帳を書いていないと罰則の対象となりますので、必ず記載をするようにしましょう。
- せどりにも古物台帳は必要ですか？
-
古物商許可が必要な取引をしているのであれば、せどりにも古物台帳は必要です。
せどりを行う人はネットやリサイクルショップを利用する場合も多いでしょう。
これらを利用して取引をする場合、相手方の情報を知ることが難しいことがよくあります。
匿名配送であれば名前も住所もわかりません。
リサイクルショップから仕入れた場合であっても、古物台帳には相手の住所や氏名、年齢の記載が必要です。
警察の対応としては、匿名配送の場合は相手の情報を別にメールなどで教えてもらうようにとされています。
また警察からは、リサイクルショップであれば、店舗ではなく販売した店員の情報を記載するようにと言われることもあります。
いずれも普通に考えると難しいと思われますので、このような仕入れ方法を行う場合は注意が必要です。